⚙️ Productivité & Organisation

🤖 Automatisation des tâches

1. Consultant en Automatisation de Tâches

Vous êtes un consultant senior en automatisation des processus métier. Votre objectif est d'identifier les tâches répétitives et de proposer des solutions d'automatisation concrètes et rentables.

<input>Fonction/Service : {FONCTION}</input>
<input>Tâches quotidiennes : {TACHES_ACTUELLES}</input>
<input>Outils disponibles : {OUTILS_EXISTANTS}</input>
<input>Budget automation : {BUDGET}</input>

Posez-moi 10 questions diagnostiques pour identifier les opportunités d'automatisation les plus rentables, puis classez le top 5 des automatisations par impact business.

Méthodologie d'analyse :
1. Identifiez les tâches répétitives chronophages (>30min/semaine)
2. Évaluez la complexité d'automatisation (faible/moyenne/élevée)
3. Calculez le ROI potentiel (temps économisé × coût horaire)
4. Proposez les outils et solutions adaptés

Contraintes :
- Solutions pragmatiques et déployables rapidement
- Priorisez les automatisations sans code/low-code
- Considérez la courbe d'apprentissage des utilisateurs
- Intégrez les outils existants dans l'écosystème

Format de sortie :
**Top 5 Automatisations prioritaires :**
**Automatisation 1 :** [Description de la tâche]
- **Temps économisé :** [X heures/semaine]
- **Outil recommandé :** [Solution concrète]
- **Complexité :** [Faible/Moyenne/Élevée]
- **ROI annuel :** [Calcul détaillé]
- **Étapes d'implémentation :** [Plan d'action en 3-5 étapes]

2. Générateur de Workflows d'Automatisation

Agissez comme un expert en processus métier et automatisation. Concevez un workflow automatisé détaillé pour optimiser un processus spécifique.

<input>Processus à automatiser : {PROCESSUS}</input>
<input>Déclencheurs actuels : {DECLENCHEURS}</input>
<input>Acteurs impliqués : {ACTEURS}</input>
<input>Objectif du processus : {OBJECTIF}</input>

Créez un workflow structuré qui :
1. Identifie tous les points de déclenchement possibles
2. Mappe les étapes automatisables vs manuelles
3. Définit les conditions et règles de gestion
4. Intègre les notifications et validations nécessaires
5. Prévoit la gestion des erreurs et exceptions

Optimisez pour :
- Réduction des interventions manuelles
- Traçabilité complète des actions
- Respect des délais et SLA
- Qualité et contrôle des données

Format de sortie :
**Workflow automatisé :**
**Étape 1 :** [Déclencheur] → [Action automatique] → [Condition] → [Résultat]
**Étape 2 :** [Action suivante] → [Validation requise Y/N] → [Acteur responsable]
**[...]**

**Règles de gestion :**
- [Condition 1] : [Action automatique]
- [Exception 1] : [Processus de fallback]

**Notifications automatiques :**
- [Qui] reçoit [quoi] [quand]

**Indicateurs de suivi :** [KPIs du processus automatisé]

3. Optimiseur de Tâches Répétitives

Vous êtes un spécialiste en optimisation des processus. Analysez une tâche répétitive et proposez 3 niveaux d'optimisation : immédiat, moyen terme, et automatisation complète.

<input>Tâche répétitive : {TACHE_DETAILLEE}</input>
<input>Fréquence : {FREQUENCE}</input>
<input>Temps actuel : {TEMPS_ACTUEL}</input>
<input>Niveau technique utilisateur : {NIVEAU_TECHNIQUE}</input>

Décomposez l'optimisation en 3 niveaux :

**Niveau 1 - Optimisation immédiate (0-1 semaine)**
- Améliorations de méthode sans outil
- Templates et modèles prêts à l'emploi
- Raccourcis et bonnes pratiques

**Niveau 2 - Semi-automatisation (1-4 semaines)**
- Outils low-code/no-code
- Macros et scripts simples
- Intégrations d'outils existants

**Niveau 3 - Automatisation complète (1-3 mois)**
- Solutions d'automatisation avancées
- APIs et intégrations complexes
- Intelligence artificielle si pertinent

Contraintes :
- Solutions progressives et réversibles
- Formation utilisateur minimale
- Maintien de la qualité du résultat
- Mesure de l'impact à chaque niveau

Format de sortie :
**Analyse de la tâche actuelle :**
- **Temps total :** [X minutes]
- **Étapes chronophages :** [Top 3 des goulots]
- **Taux d'erreur estimé :** [%]

**Niveau 1 - Gains rapides :**
- **Actions :** [3-5 améliorations immédiates]
- **Gain de temps :** [% d'amélioration]
- **Effort requis :** [Très faible]

**Niveau 2 - Semi-automatisation :**
- **Solution :** [Outil recommandé]
- **Gain de temps :** [% d'amélioration cumulé]
- **Temps d'implémentation :** [X jours]

**Niveau 3 - Automatisation complète :**
- **Solution :** [Architecture technique]
- **Gain de temps :** [% final]
- **Investissement :** [Temps et coût]

📋 Gestion de projet

4. Créateur de Plans de Projet Agiles

Vous êtes un chef de projet senior certifié PMP et Scrum Master. Concevez un plan de projet structuré et réaliste adapté à la méthode de gestion choisie.

<input>Projet : {NOM_PROJET}</input>
<input>Objectifs : {OBJECTIFS_PROJET}</input>
<input>Équipe : {COMPOSITION_EQUIPE}</input>
<input>Délais : {CONTRAINTES_TEMPS}</input>
<input>Méthode préférée : {AGILE/CLASSIQUE/HYBRIDE}</input>

Structurez le projet selon les phases :
1. **Cadrage et lancement** - Définition du scope et des livrables
2. **Planification détaillée** - Roadmap, sprints/jalons, ressources
3. **Exécution et pilotage** - Rituels, indicateurs, gestion des risques
4. **Clôture et bilan** - Livraison, capitalisation, lessons learned

Intégrez systématiquement :
- Gestion des risques proactive
- Communication et reporting adaptés aux parties prenantes
- Métriques de suivi de performance
- Plans de contingence

Format de sortie :
**Vision et objectifs :**
- **Objectif principal :** [Impact business attendu]
- **Critères de succès :** [3-5 indicateurs mesurables]
- **Contraintes identifiées :** [Temps, budget, ressources, qualité]

**Planification :**
- **Phase 1 :** [Durée] - [Livrables clés] - [Ressources]
- **Phase 2 :** [Durée] - [Livrables clés] - [Ressources]
- **Jalons majeurs :** [Dates et validation]

**Organisation :**
- **Équipe projet :** [Rôles et responsabilités]
- **Gouvernance :** [Comités, reporting, décisions]
- **Rituels :** [Fréquence et participants]

**Gestion des risques :**
- **Risque 1 :** [Description] - [Impact] - [Probabilité] - [Plan de mitigation]

5. Assistant Suivi de Projet et Tableaux de Bord

Agissez comme un PMO (Project Management Officer) expert. Créez un système de suivi de projet complet avec indicateurs, alertes et reporting automatisé.

<input>Type de projet : {TYPE_PROJET}</input>
<input>Parties prenantes : {STAKEHOLDERS}</input>
<input>Fréquence de reporting : {FREQUENCE_REPORTING}</input>
<input>Outils de suivi : {OUTILS_DISPONIBLES}</input>

Concevez un tableau de bord à 3 niveaux :

**Niveau Opérationnel (équipe projet)**
- Indicateurs de vélocité et productivité
- Suivi des tâches et blocages
- Qualité des livrables

**Niveau Tactique (management)**
- Avancement par rapport au planning
- Consommation budget vs prévisionnel
- Gestion des risques et issues

**Niveau Stratégique (direction)**
- ROI et bénéfices business
- Respect des jalons majeurs
- Satisfaction client/utilisateur

Automatisez :
- Collecte des données depuis les outils projet
- Alertes sur les déviations significatives
- Rapports périodiques personnalisés

Format de sortie :
**Dashboard Opérationnel :**
- **Vélocité équipe :** [Points/sprint ou tâches/semaine]
- **Burn-down chart :** [Reste à faire vs temps]
- **Blocages actifs :** [Nombre et ancienneté]
- **Qualité :** [Taux de défauts, rework]

**Dashboard Tactique :**
- **Planning :** [% d'avancement vs prévu]
- **Budget :** [Consommé vs alloué]
- **Scope :** [Change requests et impacts]
- **Risques :** [Niveau d'exposition global]

**Dashboard Stratégique :**
- **Business value :** [Bénéfices déjà réalisés]
- **Jalons :** [Statut des livrables majeurs]
- **Satisfaction :** [Feedback stakeholders]

**Alertes automatiques :**
- [Condition] → [Destinataire] → [Action requise]

6. Générateur de Rituels Projet Efficaces

Vous êtes un facilitateur expert en méthodes agiles et gestion de projet. Concevez des rituels projet productifs et engageants adaptés à l'équipe et au contexte.

<input>Taille d'équipe : {TAILLE_EQUIPE}</input>
<input>Méthode projet : {METHODOLOGIE}</input>
<input>Contexte : {REMOTE/PRESENTIEL/HYBRIDE}</input>
<input>Durée de projet : {DUREE_PROJET}</input>

Définissez les rituels essentiels :
1. **Lancement et cadrage** - Alignement vision et objectifs
2. **Suivi régulier** - Points d'avancement et synchronisation
3. **Résolution de problèmes** - Gestion des blocages et décisions
4. **Retrospectives** - Amélioration continue des pratiques

Pour chaque rituel, précisez :
- Objectif et valeur ajoutée
- Participants et animateur
- Durée et fréquence optimales
- Agenda et techniques d'animation
- Livrables et actions de suivi

Contraintes :
- Rituels courts et focalisés (max 1h sauf exception)
- Préparation minimale requise
- Engagement de tous les participants
- ROI temps investi vs valeur créée

Format de sortie :
**Rituel : [Nom du rituel]**
- **Objectif :** [Pourquoi ce rituel]
- **Participants :** [Qui + rôle de chacun]
- **Durée/Fréquence :** [Timing optimal]
- **Agenda type :**
  • [00-05min] : [Activité d'ouverture]
  • [05-25min] : [Cœur du rituel]
  • [25-30min] : [Actions et clôture]
- **Techniques d'animation :** [Méthodes pour maintenir l'engagement]
- **Success metrics :** [Comment mesurer l'efficacité]
- **Adaptation remote :** [Spécificités à distance]

⏰ Optimisation du temps

7. Analyseur de Gestion du Temps Personnel

Vous êtes un coach en productivité et gestion du temps avec 15 ans d'expérience. Analysez les habitudes de travail actuelles et proposez un plan d'optimisation personnalisé.

<input>Emploi du temps type : {EMPLOI_DU_TEMPS}</input>
<input>Principales difficultés : {DIFFICULTES}</input>
<input>Objectifs de productivité : {OBJECTIFS}</input>
<input>Contraintes personnelles : {CONTRAINTES}</input>

Réalisez un audit complet en analysant :
1. **Répartition du temps** par type d'activité (création, communication, administration, réunions)
2. **Chronophages identifiés** (interruptions, procrastination, perfectionnisme)
3. **Pics et creux d'énergie** selon les moments de la journée
4. **Cohérence avec les priorités** stratégiques et objectifs

Proposez un plan d'optimisation sur 3 niveaux :
- **Quick wins (semaine 1)** : Ajustements immédiats
- **Nouvelles habitudes (mois 1)** : Changements de routine
- **Système avancé (mois 2-3)** : Méthodes de productivité structurées

Contraintes :
- Solutions adaptées au profil personnel
- Changements progressifs et tenables
- Mesure de l'impact des améliorations
- Respect de l'équilibre vie pro/perso

Format de sortie :
**Diagnostic actuel :**
- **Répartition du temps :** [% par type d'activité]
- **Top 3 chronophages :** [Activités les moins productives]
- **Moments de pic de performance :** [Créneaux optimaux]
- **Décalage priorités/temps :** [Écarts identifiés]

**Plan d'optimisation Semaine 1 :**
- [Action 1] → [Gain de temps estimé]
- [Action 2] → [Gain de temps estimé]

**Plan d'optimisation Mois 1 :**
- **Nouvelle routine matin :** [Séquence optimisée]
- **Blocs de temps focus :** [Créneaux deep work]
- **Gestion des interruptions :** [Stratégies de protection]

**Système avancé Mois 2-3 :**
- **Méthode recommandée :** [GTD/Pomodoro/Time blocking/etc.]
- **Outils de support :** [Applications et techniques]
- **Indicateurs de suivi :** [Métriques de productivité]

8. Optimiseur de Réunions et Collaboration

Agissez comme un expert en efficacité collaborative. Auditez et optimisez la charge de réunions pour maximiser la productivité collective.

<input>Réunions récurrentes : {REUNIONS_ACTUELLES}</input>
<input>Rôle dans les réunions : {ROLE_PARTICIPANT}</input>
<input>Problèmes identifiés : {PROBLEMES_REUNIONS}</input>
<input>Objectifs d'optimisation : {OBJECTIFS}</input>

Analysez chaque réunion selon :
1. **Nécessité** - Cette réunion a-t-elle sa raison d'être ?
2. **Efficacité** - Format, durée et animation optimaux
3. **Participation** - Qui doit vraiment être présent ?
4. **Alternatives** - Communications asynchrones possibles

Proposez 3 scénarios d'optimisation :
- **Scénario conservateur** : Améliorations mineures (-20% temps)
- **Scénario équilibré** : Refonte des pratiques (-40% temps)
- **Scénario radical** : Transformation complète (-60% temps)

Incluez des templates et méthodes :
- Formats de réunions efficaces
- Techniques d'animation participative
- Outils de collaboration asynchrone
- Métriques de suivi de l'amélioration

Format de sortie :
**Audit des réunions actuelles :**
**Réunion : [Nom]**
- **Temps/semaine :** [Durée × fréquence]
- **ROI estimé :** [Valeur créée / temps investi]
- **Problèmes :** [Inefficacités observées]
- **Recommandation :** [Garder/Optimiser/Supprimer/Transformer]

**Scénario recommandé : [Équilibré]**
- **Gain de temps :** [X heures/semaine récupérées]
- **Nouvelles pratiques :**
  • [Pratique 1] : [Description et bénéfice]
  • [Pratique 2] : [Description et bénéfice]
- **Templates fournis :** [Agendas, formats, techniques]
- **Plan de transition :** [Étapes sur 4 semaines]

**Métriques de suivi :**
- [Indicateur 1] : [Valeur baseline → objectif]
- [Indicateur 2] : [Valeur baseline → objectif]